קליטה נכונה של עובד משפיעה על התפיסה שלו את הארגון, מגבירה את המוטיבציה שלו להצליח בתפקיד, ומעודדת את המעורבות והמחוברות שלו למקום העבודה. דברים אלו משפיעים ישירות על הנאמנות שלו לארגון, משך הזמן שהוא יישאר בחברה, ואפילו על הביצועים והתפוקה שלו.

תנסו להיזכר בימים הראשונים שלכם במקום עבודה חדש. המתח שמלווה את הימים שלפני הכניסה לתפקיד, הציפיות הגדולות, והחששות שנלווים לציפייה. חוויית קליטה טובה אמורה לתת לעובד תחושה שהוא הגיע למקום הנכון, ושהבחירה שלו בארגון שלכם היא הבחירה הנכונה.

 תהליך קליטה לא מוצלח עשוי לגרום לעובד לתחושת תסכול

תהליך קליטה לא מוצלח עשוי לגרום לעובד לתחושת תסכול, ולפעמים אפילו יכול לגרום לו לעזוב אחרי זמן קצר יחסית, וזאת למרות שאולי הגיוס שלו דווקא היה נכון ומתאים לכם, והוא היה יכול להצליח בתפקיד, אם הקליטה שלו היתה טובה יותר.

תחלופה גבוהה של עובדים פוגעת ביכולת של הארגון לעוט קדימה ולבצע שינויים וחידושים. אל תשכחו שהרגע סיימתם תהליך גיוס ארוך ויקר - ממודעת הדרושים, דרך מיון קורות חיים, ראיונות עבודה, לפעמים גם עלויות של חברת השמה, או של מבחני מיון ודינאמיקה, וזה עוד מבלי לקחת בחשבון את הזמן והאנרגיה שהושקעו בתהליך על ידי המנהלים המקצועיים, ואנשי הגיוס בארגון. אז עכשיו אתם צריכים לדאוג שלא תצטרכו לעשות את אותו תהליך לאותו תפקיד, שוב בקרוב.

תהליך קליטה נכון וטוב יכול לעשות הבדל משמעותי בחוויה של העובד החדש, ולגרום לו להשתלב טוב יותר בארגון, ולאורך זמן.

אז איך קולטים עובד חדש בדרך הטובה ביותר?

הימים שלפני הכניסה לתפקיד - פרה אונבורדינג

מרגע החתימה על החוזה, ועד הכניסה של העובד לתפקיד, לרוב יש תקופת זמן של מספר שבועות. בתקופה זו מומלץ להתחיל בתהליך שנקרא פרה-אונבורדניג. בשלב זה אתם בעיקר צריכים לשדר לעובד החדש שאתם מצפים לתחילת עבודתו בארגון, ולהגביר את המוטיבציה שלו להיכנס לתפקיד. זה יכול להיות על ידי מייל שמברך אותו על הצטרפותו לארגון לאחר שקיבלתם הודעה על כך שהחוזה נחתם, או שיחת טלפון, ואתם אפילו יכולים לשלוח לו זר פרחים הביתה. אם מתוכננת בזמן הקרוב הרמת כוסית במשרד, אירוע חברה, יום כיף או משהו דומה, הציעו לו להצטרף (ואם הוא מסרב בנימוס אל תתבאסו). אלו דברים קטנים שיגרמו לו לצפות להתחיל את התפקיד החדש, ויחזקו אצלו את התחושה שהגיע למקום הנכון. רצוי לשלוח לעובד הסבר מדויק לגבי המשך התהליך עד הכניסה לתפקיד מבחינת בירוקרטיה וסידורים, תוך מתן פרטי התקשרות עם אנשי קשר בארגון שיתנו לו מענה על כל השאלות שעלולות לעלות אצלו עד תחילת העבודה. דאגו שהוא יודע לפני היום הראשון בתפקיד איך להגיע, איפה להחנות, ומי יקבל אותו. יש חברות שנעזרות בכלי אונבורדינג דיגיטליים וכבר שולחות לעובד מראש לינק לכל המידע הרלוונטי לו.

הימים הראשונים לתפקיד - אונבורדינג

בימים הראשונים של העובד במקום העבודה החדש, אתם צריכים להיות מוכנים לקבל אותו כמו שצריך. הכינו לעצמכם רשימה מסודרת עם כל הפרטים הקטנים והגדולים - מיידוע עובדי הקבלה על הגעתו של עובד חדש באותו יום, דרך סידור עמדת העבודה שלו, ועד מי יהיה החונך הישיר שלו ומה תהיה תכנית החפיפה. קחו בחשבון שהקליטה של העובד היא יותר מקליטה מקצועית והעברת הידע הנדרש לביצוע התפקיד, אלא היכרות עם המקום, האנשים החדשים, ולמידת הDNA של הארגון.

תדאגו שיהיה מי שמקבל את פניו ביום הראשון: אל תתנו לעובד החדש שלכם להגיע ולהתחיל לחפש את עצמו. דאגו מראש שיהיה מי שיקבל אותו - אם זה המנהל הישיר, או מי שאמור להעביר לו את החפיפה ושימו לב שהם מגיעים לפניו. להגיע למקום מבלי שמישהו מצפה לך ומקבל את פניך, זו תחושה לא נעימה בימים שהם גם ככה קצת בודדים ומתוחים עבורו. שימו לב שהעמדה שלו מוכנה עבורו, כדי שתהיה לו פינה בה הוא יכול להתמקם, ואפילו יהיה נחמד מצידכם להשאיר לו על השולחן מתנת "ברוכים הבאים" קטנה כמו מחברת ועט עם מיתוג החברה.

תכינו את הצוות הקיים: הכינו את הצוות מראש לקליטת העובד החדש, יידעו אותם על הגיוס ועל הפרסונה שגויסה, בקשו מהם לקבל אותו בחיוביות, הסבירו מה התפקיד אותו הוא הולך למלא, וכיצד הוא יכול לסייע למחלקה. אם אתם יכולים קבעו לאותו שבוע פעילות גיבוש של הצוות או מפגש היכרות קצר/הרמת כוסית צוותית כדי לקבל אותו בפנים יפות. עודדו קשרים בין חברי הצוות, וחברו ביניהם. דאגו שמצרפים את העובד לקבוצות הווטסאפ הרלוונטיות, ולרשתות החברתיות של החברה אם יש כאלו.

תדרכו את המנהל הישיר של העובד החדש להיות זמין יותר בימים הראשונים לקליטה: חשוב שהמנהל הישיר של העובד ישדר לו שהמשרד שלו פתוח עבורו לכל שאלה בתקופה זו, עד שהוא ימצא את עצמו ואת מקומו בארגון. למנהל הישיר יש אחריות גדולה על קליטה מוצלחת של העובד וחשוב שהוא יהיה מגויס להצלחת התהליך. הוא צריך להכיר לעובד את הצוות, את מי שמונה להיות אחראי על החפיפה שלו, ולדאוג שיקבל מענה לשאלות שלו. בנוסף, זה יהיה נחמד אם הוא יוודא שהוא מסתדר עם הזמנת צהריים, כניסה למחשב, התמקמות בעמדה, וכו'.

אל תזלזלו בחפיפה מסודרת לתפקיד: חפיפה טובה ויסודית תגרום לעובד להיכנס לתפקיד בצורה טובה יותר, להבין את תחומי האחריות, ואת המקום, ותתן לו בטחון בימים הראשונים בארגון. אחד הדברים שהכי קשים לעובד חדש זה להגיע למקום בו לא חופפים אותו כמו שצריך, מה שמצריך ממנו לנסות ולהבין בעצמו מה מצופה ממנו. זו תחושה שגורמת לחוסר אונים וחוסר בטחון ומכניסה את העובד למלכודת - מצד אחד הוא רוצה וצריך לשאול שאלות, אבל מהצד השני מפחד להפריע או להיתפס כחסר הבנה. תדאגו שהעובד החדש יקבל חפיפה מסודרת שכוללת את כל הנושאים הרלוונטיים לתפקיד ותחומי האחריות. ככל שההסברים יהיו ברורים ומפורטים יותר, הכניסה של העובד לתפקיד תהיה חלקה יותר. תשקיעו בחלק הזה ואל תזלזלו בו כי זה ישפיע על הבנת העובד את הארגון והתפקיד לאורך זמן.

תצמידו לעובד החדש "מנטור" לימים הראשונים: בהרבה חברות נהוג להצמיד לעובד החדש מעין "מנטור" אישי שיעבור איתו את שלב ההתאקלמות ויעזור לו להיכנס לתפקיד בצורה מיטיבה. הדמות הזו תהיה הכתובת שלו לכל שאלה, התייעצות, ובירור. הוא יעביר לו את התדרוך והחפיפה לגבי התפקיד, וילמד אותו את עיקרי הדברים. את המנטור צריך לבחור המנהל הישיר, וחשוב לעשות בחירה חכמה של דמות החונך. שימו לב שאתם בוחרים גם מישהו שמכיר את הארגון ואת התפקיד טוב, אבל גם מישהו שיכול ורוצה ללמד ויש לו תכונות שמתאימות לתפקיד המנטור כמו סבלנות, יכולת להדריך וכו'. עוד דבר חשוב! שימו לב שהעובד שנבחר להדריך הוא בעל גישה חיובית, אהדה לארגון ועם מוטיבציה גבוהה, ולא יעביר מסרים שליליים על המקום ויוריד את מוטיבציית העובד החדש.

השבועות הראשונים בארגון - למידה וכניסה הדרגתית לתפקיד

הימים הראשונים עברו בשלום, העובד התמקם במקום שלו והכיר את אנשי המפתח הרלוונטיים לו, ועכשיו הוא צריך להיכנס לתפקיד באופן הדרגתי. וודאו שיש לו את כל המידע שהוא צריך כמו מצגות עבר, סיכומים, לינקים לאתרים שימושיים, ותוכנות, ותנו לו זמן ללמוד את המקום ואת התפקיד.

אל תתחילו לזרוק עליו משימות מהרגע הראשון ואפשרו לו זמן למידה. תנו לו כל הזמן תחושה שהוא מוזמן לשאול כל שאלה שעולה לו, מבלי שירגיש שהוא מפריע.

במקביל, שימו לב שהוא לא חסר עשייה, כדי שלא ישתעמם מדי או ירגיש לא נחוץ. תנו לו משימות התחלתיות כדי שיוכל להרגיש טוב עם עצמו ולהרגיש חיוני למקום, אבל אל תאתגרו אותו מדי בשלב זה. העומס המנטלי בתקופה זו והמידע האינסופי שהוא צריך לקלוט מערערים את הביטחון, וחשוב שירגיש הצלחה במשימות שהוא מבצע וירגיש משמעותי.

המשיכו גם בתקופה הקרובה להתעניין בהסתגלות שלו לתפקיד ובהשתלבות שלו בארגון, כך שאם  עולות בעיות הוא יוכל להעלות אותן ולהביא לפתרונות, ולא לצבור תסכול.